Les feuilles de temps : synthèse, clôture et export
Lire les heures de toute l'équipe, ouvrir la feuille d'une personne, corriger en lot, clore la période de paie et sortir le fichier Excel.
Les heures se saisissent sur les tâches et les checklists — voir Consigner le temps sur une tâche. La section Feuilles de temps les rassemble toutes : par personne, par rôle, par projet ou par tâche, avec leur coût. C'est là qu'on vérifie la semaine, qu'on clôt la période de paie et qu'on sort le fichier pour la comptabilité.
Où : barre de navigation de gauche, sous Organisation → Feuilles de temps.
Avant de commencer
La section demande un rôle qui peut gérer les membres. Le coût de la main-d'œuvre n'apparaît qu'avec le droit Montants ; sans lui, les colonnes de coût restent vides. Chacun peut toujours relire ses propres saisies.
Les feuilles de temps sont incluses dans les forfaits Communautaire, Standard et Pro. Sur le forfait Terrain, la section reste dans la barre de navigation, marquée d'un cadenas : elle montre un aperçu de la synthèse et propose de passer au forfait Standard. L'onglet Feuille de temps de la fiche d'un membre fait de même.
La synthèse
L'onglet Synthèse, regroupé par personne.
- 1La période, ses flèches pour passer à la précédente ou à la suivante, et son état : Ouverte ou Close.
- 2Regrouper par : personne, rôle, projet ou tâche.
- 3Les filtres par personne, par rôle et par projet.
- 4Une ligne : ses heures, sa part du total et son coût. Un clic ouvre la feuille de la personne.
La période. Un préréglage — cette semaine, la semaine dernière, les deux dernières semaines, ce mois-ci, le mois dernier, cette année — ou deux dates dans le calendrier. Dès qu'un rythme de paie est réglé, la section s'ouvre sur la période de paie en cours, et les flèches sautent d'une période de paie à l'autre.
Les totaux. En haut, les heures travaillées, le coût de la main-d'œuvre et le nombre de saisies, de membres et de ressources sans compte. En bas, le total de la période, toujours visible.
Les ressources sans compte — la pelle louée, le sous-traitant — ont leurs propres lignes, au taux de leur rôle. Le total de la section est ainsi celui des tâches, à l'heure près.
Le second onglet, Détail des saisies, liste les saisies une par une — voir plus bas.
La feuille d'une personne
La feuille de temps de Marc, pour sa semaine.
- 1La semaine affichée, et Cette semaine pour y revenir.
- 2La grille : une ligne par tâche ou checklist, une colonne par jour, les totaux à droite et en bas.
- 3Les saisies de la semaine, avec le crayon et la corbeille.
Elle s'ouvre d'une ligne de la synthèse regroupée par personne. Exporter sa feuille sort le fichier Excel de cette personne seulement. La même feuille se retrouve dans la fiche du membre, onglet Feuille de temps — voir Inviter et gérer les membres.
Le détail des saisies
Le détail des saisies, deux saisies cochées.
- 1La case de chaque saisie ; celle de l'en-tête coche toute la liste.
- 2Qui a fait le travail, son rôle, la tâche — et, à droite, qui l'a saisie.
- 3La barre de sélection : Changer la date ou Supprimer, pour toutes les saisies cochées.
La recherche porte sur tout : la personne, le rôle, la tâche, le projet, le sentier, la campagne de checklist et la description. Changer la date garde la durée, le rôle et le taux de chaque saisie ; les totaux des tâches et des projets suivent.
Clore la période de paie
La clôture protège ce qui a été remis à la paie : une fois la période close, ses saisies ne se modifient plus et ne se suppriment plus, sur le Web comme sur mobile.
1. Régler le rythme. Le bouton Clôtures, en haut de la section, ouvre le panneau. Choisissez Chaque semaine ou Aux deux semaines et la semaine de la première période. Sans rythme, rien ne se clôt.
2. Le rappel. Quand une période est terminée, un bandeau l'annonce : Voir la période l'affiche, et le bouton devient Clore la période.
3. La clôture. La fenêtre montre ce qui sera figé — les heures, le coût, les saisies — et propose de télécharger le fichier Excel de la période en même temps. Si des périodes précédentes n'ont jamais été closes, elle prévient qu'elles le seront aussi : les clôtures se suivent, sans trou.
Le panneau Clôtures.
- 1Le rythme de paie.
- 2La période en cours, et ce qui y est déjà saisi.
- 3Une période close, avec qui l'a close, ses heures et son coût figés.
- 4Une saisie arrivée après la clôture, signalée.
Après la clôture. Les saisies de la période portent un cadenas. Une saisie faite hors ligne et synchronisée après coup reste dans sa période, mais elle est signalée : un bandeau, une pastille + 2 h sur la ligne et le filtre Arrivées après la clôture. Elle n'est pas dans le fichier déjà remis : reportez-la sur la paie suivante.
Rouvrir. Seule la dernière période close se rouvre, pour que les clôtures restent dans l'ordre. Le fichier déjà remis à la paie n'est alors plus protégé.
Exporter en Excel
Le panneau d'export des feuilles de temps.
- 1La période et les filtres, repris de la section.
- 2L'aperçu du fichier, avant de le télécharger.
- 3Les deux feuilles du classeur.
La feuille Synthèse reprend le regroupement de l'écran ; la feuille Détail des saisies donne une ligne par saisie, prête à recopier dans la paie. Les taux et les coûts n'y sont que si vous avez le droit Montants — et le taux est toujours celui figé au moment de la saisie.
Sur le téléphone
Les heures se saisissent sur mobile, même sans réseau. La section Feuilles de temps, elle, est sur le Web. Sur le téléphone, chacun retrouve son rapport de temps dans ses paramètres : ses heures de l'année, par mois, par sentier et par projet.
Ce que la section ne fait pas
- Pas de circuit d'approbation : la clôture le remplace.
- Pas de clôture à une date libre : on clôt une période de paie entière.
- Pas de déplacement en lot vers une autre tâche : seule la date se change en lot.