La section Tâches : carte, kanban, dossiers

La section Tâches est l'atelier du Web : c'est là qu'on regarde ce qu'il y a à faire, qu'on l'organise, et qu'on le distribue.

Elle tient en deux modes de vue, une liste très outillée, et une barre d'outils commune aux deux.

Où : barre de navigation de gauche, sous Général → Tâches.

Les deux modes de vue

Le sélecteur de la barre d'outils bascule entre deux vues :

La carte, doublée d'une liste à gauche. C'est la vue de la géographie : où sont les problèmes, lesquels sont groupés, combien de déplacements ça représente.

Le kanban, sans la carte. C'est la vue de l'avancement : une colonne par statut, une carte par tâche, et le glisser-déposer pour faire avancer. Survolez l'en-tête d'une colonne et un + apparaît : il crée une tâche qui part directement avec le statut de cette colonne — et dans le dossier sélectionné, s'il y en a un. Son menu propose aussi de partir d'une photo. Si votre lieu a des dossiers, ils occupent une colonne à gauche du tableau et servent à n'afficher qu'un dossier à la fois — voir les dossiers.

Les deux partagent les mêmes filtres : ce que vous filtrez sur le kanban reste filtré quand vous basculez sur la carte. Le filtre Assigné à liste vos groupes en plus de vos membres : filtrer sur « Équipe nord » montre tout ce qui est confié à ce groupe.

Chaque vue a son champ de recherche : au-dessus de la liste en vue carte, au-dessus du tableau en vue kanban. Celui du kanban cherche dans le nom de la tâche, son type, son sentier, son dossier, son projet, son responsable — membre ou groupe — et sa description — c'est ce que rappelle le texte gris du champ. Il se combine avec tout le reste : cherchez dans un dossier précis en le sélectionnant d'abord.

La barre d'outils

Elle occupe la droite de l'en-tête et reste identique dans les deux vues.

De gauche à droite :

Sur un écran étroit. La barre ne déborde jamais : quand la place manque, elle range ses contrôles un à un, en commençant par celui le plus à droite. Le filtre disparu se retrouve dans un bouton à curseurs qui ouvre la même liste, et le compte des filtres actifs y reste affiché. Tant qu'il reste de la place pour les autres, ils restent des boutons. Élargissez la fenêtre et ils reviennent dans l'ordre inverse.

L'entrée Créer un projet du menu ⋯ reste grisée tant qu'aucun filtre n'est actif : elle transforme le résultat d'un filtre en projet, il lui faut donc un filtre.

Les deux autres entrées — Exporter Excel et Modifier des tâches — ouvrent chacune un dialogue, et c'est l'objet des deux sections qui suivent. Si vous ne les voyez pas, c'est une question de droits : chacune a le sien.

Exporter en Excel

Menu ⋯ → Exporter Excel. Vous obtenez un fichier .xlsx de vos tâches, à ouvrir dans Excel, Google Sheets ou Numbers.

Le dialogue a sa propre barre de filtres, indépendante de celle de la section. C'est voulu : vous pouvez exporter un lot de tâches sans défaire le filtre sur lequel vous travailliez. Elle repart vide à chaque ouverture.

Tant qu'aucun filtre n'est posé, le dialogue affiche Sélectionnez vos tâches et le bouton reste inactif. C'est le principe : on filtre d'abord, on exporte ensuite. Dès qu'un filtre est posé, les tâches concernées apparaissent en aperçu et le bouton s'allume avec leur nombre — Exporter 12 tâches. Vous voyez exactement ce qui partira dans le fichier avant de cliquer.

L'export est fabriqué par le serveur, pas par votre navigateur : après le clic, Sentinel prépare le fichier en tâche de fond et vous le remet quand il est prêt. Comptez quelques secondes pour un export courant. Un très gros export peut prendre jusqu'à une minute et demie — laissez le dialogue ouvert pendant ce temps.

L'entrée n'apparaît que si votre rôle a le droit Exporter.

Modifier plusieurs tâches d'un coup

Menu ⋯ → Modifier des tâches. Ce dialogue applique un même changement à tout un lot : passer trente tâches au statut Prêt, assigner un sentier entier à un groupe, rattacher un lot à un projet.

Le dialogue suit la même logique en deux temps que l'export, avec sa propre barre de filtres. Une nuance : le formulaire de modification n'apparaît qu'une fois des tâches trouvées. Tant que le filtre ne ramène rien, le dialogue reste étroit et ne montre que l'invitation à filtrer — impossible de préparer un changement qui ne s'appliquerait à personne.

Une fois le lot constitué, la colonne de droite propose quatre propriétés, chacune derrière un interrupteur :

L'interrupteur est le point important : seules les propriétés allumées sont touchées. Tout le reste de chaque tâche est laissé intact. Vous pouvez donc changer le statut de trente tâches sans effleurer leur responsable, ou en modifier plusieurs à la fois si vous les allumez ensemble.

Prévenir l'équipe. Un dernier interrupteur, Envoyer une notification, est éteint par défaut. Allumé, il envoie une notification push et un courriel aux membres abonnés aux attributs que vous modifiez — celles et ceux qui ont demandé à être avertis quand une tâche change de responsable, par exemple. Réservez-le aux changements qui appellent une action ; un grand rangement de fin de saison n'a pas besoin de réveiller trente téléphones. Voir les paramètres de notification.

La confirmation. Le bouton final récapitule le nombre de tâches, puis une confirmation liste les changements exacts avant de les appliquer. Lisez-la : la modification en lot est irréversible. Il n'y a pas d'annulation — on ne peut que refaire une modification en sens inverse, ce qui ne rétablit pas les valeurs individuelles perdues quand elles n'étaient pas toutes identiques au départ.

Le traitement se fait ensuite côté serveur ; sur un très gros lot, il peut tourner quelques minutes. Les changements arrivent sur les téléphones de l'équipe à mesure.

Cette entrée demande le droit Modification en lot en lecture et écriture, distinct du droit d'export.

La liste et ses regroupements

La liste apparaît à gauche de la carte, en vue carte uniquement. Ses propres boutons sont dans la petite barre grise au-dessus du champ de recherche.

Ce n'est pas une simple énumération : elle se regroupe, et c'est ce qui la rend lisible sur un réseau chargé.

Deux réglages se combinent :

• un regroupement principal : par statut ou par type ;
• un interrupteur Grouper par sentier, qui vient imbriquer le premier sous les sentiers.

Ça fait quatre lectures possibles. « Par statut » répond à « où en est le travail » ; « par type, groupé par sentier » répond à « qu'est-ce qu'il y a à faire sur La Coulée, et de quelle nature ».

Chaque en-tête de groupe porte son compte. Les tâches sans sentier sont rassemblées sous Sans sentier plutôt que d'être cachées.

Le champ de recherche filtre la liste au fil de la frappe. Il cherche dans le nom des tâches et dans le nom des dossiers : chercher un dossier fait apparaître tout son contenu.

Les dossiers

Les dossiers sont votre rangement à vous. Contrairement au sentier ou au statut, qui décrivent la tâche, un dossier décrit votre intention : « Corvée du 12 mai », « À faire avant l'ouverture », « En attente du permis ».

Depuis la liste, en vue carte

Créer. Le bouton en forme de dossier, le troisième de la barre de la liste — pastille ② sur l'illustration plus haut. Un nom, et c'est fait.

Sur un lieu tout neuf, ce bouton n'est pas encore là : tant qu'aucune tâche n'existe, la liste est remplacée par un bloc d'accueil qui explique ce qu'est une tâche. Ce bloc propose les deux gestes — Créer une tâche et Créer un dossier — pour que vous puissiez préparer vos dossiers d'abord et les remplir ensuite. Dès qu'un premier dossier existe, la liste normale reprend sa place et l'affiche, encore vide.

Y ranger des tâches. Glissez une tâche sur l'en-tête du dossier. Pour en déplacer plusieurs d'un coup, Maj + clic les sélectionne, puis un seul glissement les déplace toutes.

Renommer ou supprimer. Le menu ⋯ de l'en-tête du dossier.

Depuis la colonne, en vue kanban

Vos dossiers forment une colonne à gauche du tableau.

Créer, renommer, supprimer. Le + en haut de la colonne crée un dossier. Passez la souris sur un dossier et un menu ⋯ apparaît, avec Renommer et Supprimer.

Y ranger des tâches. Glissez une carte sur un dossier de la colonne et elle change de dossier. Maj + clic sélectionne plusieurs cartes — elles prennent un fond doré et une coche — et un seul glissement les déplace toutes. Pour retirer une tâche de son dossier, déposez-la sur Toutes les tâches, en haut de la colonne ; une tâche qui n'a déjà aucun dossier n'y est pas acceptée. Un message de confirmation apparaît à chaque fois, parce que sur le tableau, rien ne bouge visiblement quand on regarde toutes les tâches.

N'afficher qu'un dossier. Cliquez un dossier : le tableau ne montre plus que ses tâches. Toutes les tâches remet tout. Un dossier à la fois.

C'est un choix de vue, pas un filtre : le bouton Filtre avancé ne s'allume pas, le ✕ n'apparaît pas, et vos filtres restent exactement comme vous les avez laissés. En revanche cette vue se souvient de vous : le mode choisi et le dossier ouvert sont retenus pour ce lieu, même si vous fermez le navigateur. Vous revenez là où vous étiez parti. Chaque lieu garde le sien.

Savoir où une tâche est rangée. Quand vous regardez Toutes les tâches, chaque carte porte en bas le nom de son dossier — pastille ④. Dès que vous entrez dans un dossier, l'étiquette disparaît : elle ne dirait plus rien de neuf.

Une tâche créée pendant qu'un dossier est ouvert part dans ce dossier. Le champ Dossier du formulaire arrive pré-rempli. Rien n'empêche de le changer ou de le vider avant d'enregistrer.

S'il n'y a aucun dossier dans le lieu, la colonne n'apparaît pas : le tableau occupe toute la largeur — et le premier dossier se crée alors depuis la liste.

Un point important : supprimer un dossier ne supprime pas les tâches qu'il contient. Elles perdent simplement leur dossier et restent dans la liste comme avant. Le dossier est une étiquette, pas un contenant.

Voir un groupe sur la carte

C'est le bouton le moins visible et l'un des plus utiles. En survolant l'en-tête d'un groupe, à droite, le compte est remplacé par une petite icône de carte.

Cliquez dessus et la carte n'affiche plus que les tâches de ce groupe. Le bouton reste alors allumé en doré pour vous rappeler qu'un affichage est en cours — c'est la pastille ③ de l'illustration plus haut, sur le dossier « Corvée du 12 mai ».

Trois choses à savoir :

• Ce n'est pas un filtre. Vos filtres ne bougent pas, la liste ne bouge pas — seule la carte se restreint. C'est un projecteur, pas un tamis.
• Les sélections s'additionnent. Allumez deux dossiers et la carte montre les deux. Recliquez pour éteindre.
• Le ✕ qui efface les filtres éteint aussi ces affichages.

L'usage type : la veille d'une corvée, on allume le dossier de la journée et on regarde la carte pour décider par où commencer.

Créer une tâche depuis la carte

Le geste le plus rapide pour créer une tâche sur le Web n'est pas le bouton : c'est le clic droit sur la carte, à l'endroit exact du problème.

Un menu s'ouvre au point cliqué avec une seule entrée — Créer une tâche ici — et le formulaire s'ouvre avec la position déjà remplie.

Sentinel accroche votre clic au sentier le plus proche. Si un sentier passe à portée, deux choses se produisent : la position est ramenée sur le tracé plutôt que laissée à côté, et le sentier est prérempli dans le formulaire. Le menu vous le confirme en affichant son nom, avec la pastille de couleur de sa difficulté.

La portée de cet accrochage dépend du zoom : environ dix mètres quand vous êtes bien zoomé, jusqu'à cent cinquante mètres quand vous êtes loin. C'est voulu — de loin, on ne vise pas au mètre près. Si aucun sentier n'est à portée, le point est pris tel quel et la tâche reste hors sentier.

Trois choses à savoir :

• Le clic droit ne répond que dans les sections Tâches et Structures. Sur la page d'accueil du tableau de bord, il ne fait rien.
• Dans Structures, le même geste propose Créer une structure ici.
• Il faut le droit de création correspondant, sinon aucun menu n'apparaît.

Le menu se referme si vous déplacez la carte, si vous appuyez sur Échap, ou si vous cliquez ailleurs.

Faire avancer une tâche

Tout se passe en vue kanban — la première illustration de cette page.

Changer de statut. Glissez une carte d'une colonne à l'autre. Le changement est immédiat pour toute l'équipe, y compris sur les téléphones déjà ouverts sur la carte.

Ouvrir le détail. Cliquez sur une carte pour ouvrir le panneau latéral : photos, sentier, priorité, responsable, temps consacré et discussion.

Assigner. Choisissez une personne ou un groupe. La personne assignée retrouve la tâche dans son planning, sur le Web comme sur mobile.

Filtrer sans se perdre

Les filtres sont appliqués côté serveur : le compteur en haut de chaque colonne reflète toujours ce que vous avez filtré, pas seulement ce qui est chargé à l'écran.

Un usage courant : filtrer par sentier avant une journée de corvée, puis assigner en bloc les tâches restantes au groupe qui sera sur place.