Consigner le temps sur une tâche

Une saison d'entretien se raconte en heures. Combien pour rouvrir le sentier après la crue, combien pour la passerelle, combien de bénévoles sur la corvée d'automne. Sans ce chiffre, une demande de subvention repose sur une estimation de mémoire et la soumission de l'an prochain se fait au doigt mouillé.

Sentinel enregistre ce temps sur la tâche elle-même, et pour toute une équipe en une seule saisie. Si votre organisation a configuré des rôles de travail, chaque heure arrive avec son taux, et la tâche vous rend aussi son coût. Les heures remontent ensuite d'elles-mêmes vers le projet, vers la fiche de chaque membre et vers vos exports.

Le temps ne se consigne pas que sur des tâches. Un sentier de checklist en prend aussi, avec les mêmes rôles et les mêmes taux — voir Les checklists.

Où : sur la fiche d'une tâche — le bouton Ajouter du temps dans la barre d'outils sur le Web, la section Temps de l'écran de modification sur mobile. Sur mobile, aussi depuis Mon temps : l'engrenage en haut de l'écran d'accueil → Profil → Mon temps.

Enregistrer des heures sur le Web

Ouvrez une tâche, puis Ajouter du temps, dans la barre d'actions de sa fiche.

La fiche s'efface le temps de la saisie et le panneau de saisie prend sa place, comme lorsque vous ouvrez la conversation. Enregistrez ou annulez : la fiche revient d'elle-même, avec le nouveau total si vous avez enregistré.

Seule la durée est obligatoire. La date est préremplie à aujourd'hui, la description est libre, et vous êtes déjà inscrit comme participant.

En haut, la durée s'applique à chaque membre coché, elle ne se partage pas entre eux. Trois personnes qui ont travaillé six heures chacune, ce sont bien « 6 h » que vous saisissez, pas dix-huit : le total en bas du panneau fait la multiplication. Si tout le monde n'a pas fait les mêmes heures, faites une saisie par durée.

Le rôle de travail, et ce qu'il change

Un rôle de travail est un métier auquel est attaché un taux horaire : opérateur de pelle, contremaître, manœuvre, bénévole. Il vit sur la fiche du membre, pas sur la saisie — vous n'avez donc rien à choisir au moment d'enregistrer des heures. Le nom du rôle apparaît simplement à côté de chaque participant, pour que vous voyiez à quel taux la journée est comptée.

Le taux est figé au moment de la saisie. Une augmentation appliquée en juillet ne réécrit pas le coût des travaux de mai, et un membre qui change de rôle est chiffré au nouveau taux à partir de sa saisie suivante seulement.

Si votre organisation n'a créé aucun rôle de travail, rien de tout ça n'apparaît : le panneau reste celui de la durée et des participants.

Les gens et les machines sans compte

La zone Sans compte sert à tout ce qui a travaillé sans ouvrir l'application : un sous-traitant, un journalier, une pelle mécanique louée. Vous choisissez un rôle, vous entrez une durée, et le coût tombe tout seul puisque c'est le rôle qui porte le taux. Ajoutez autant de lignes que nécessaire.

Ces heures comptent dans le total de la tâche et dans le coût. Comme il n'y a personne à qui les rattacher, elles n'ont pas de feuille de temps personnelle : dans la section Feuilles de temps, elles apparaissent à part, une ligne par rôle (« Sans compte · Pelle louée »). C'est ce qui permet au total de l'équipe de concorder avec la somme des tâches.

Enregistrer des heures sur le terrain

Sur mobile, il y a deux portes d'entrée : la tâche elle-même, quand vous l'avez sous les yeux, et l'écran Mon temps, quand vous faites le compte de votre semaine sans vouloir chercher chaque tâche sur la carte. Les deux mènent au même écran de saisie.

Depuis une tâche

La saisie se fait depuis la section Temps de l'écran de modification d'une tâche, avec le bouton Ajouter.

C'est la différence importante avec le Web : ici, une seule saisie peut contenir des durées différentes. Six heures pour les trois qui ont passé la journée, deux heures pour celui arrivé en fin d'après-midi — tout dans la même entrée. Vous posez la durée par défaut, vous cochez tout le monde, puis vous corrigez les exceptions.

Changer la durée par défaut après coup ne touche que les lignes que vous n'avez pas encore ajustées à la main.

La saisie fonctionne sans réseau, comme le reste du travail de terrain : elle est écrite sur le téléphone et repart toute seule quand la connexion revient. Tant qu'elle n'est pas partie, la mention À synchroniser apparaît sous le total — le chiffre affiché inclut déjà les heures en attente, vous n'avez rien à recompter.

Une conséquence à connaître : le rôle et le taux sont appliqués à l'arrivée sur le serveur, pas sur le téléphone. Une saisie faite lundi et synchronisée mercredi, après un changement de rôle entre-temps, se fige sur le rôle et le taux de mercredi.

Depuis Mon temps

Mon temps rassemble vos heures à vous, toutes tâches confondues. Il remplace l'ancien Rapport de journal de temps : touchez l'engrenage en haut de l'écran d'accueil, puis Mon temps, juste sous votre nom.

L'écran s'ouvre sur l'onglet Semaine : votre semaine du lundi au dimanche, jour par jour.

Ce sont les heures à votre nom, y compris celles qu'un chef d'équipe a saisies pour vous — d'où la mention « Saisi par » sous chaque ligne. Quand vous vous éloignez de la semaine en cours, un lien Cette semaine apparaît sous les flèches pour y revenir d'un geste.

L'onglet Année donne la vue d'ensemble.

Choisir la tâche

Le +, ou un jour vide, ouvre Saisir du temps. La date choisie est rappelée sous le titre ; il ne reste qu'à dire sur quoi vous avez travaillé.

Sous vos tâches assignées, Récemment consultées reprend les tâches et les checklists que vous avez ouvertes sur ce téléphone — une tâche déjà dans la première liste n'y est pas répétée. C'est ce qui permet de saisir du temps sur une tâche qui ne vous est pas assignée : ouvrez-la une fois, elle vous attend ici.

Les checklists comptent aussi. Le temps d'une checklist se consigne par sentier : si vous l'avez consultée en entier, Sentinel vous montre d'abord ses sentiers ; si vous aviez ouvert un sentier précis, vous y allez directement. Une checklist complétée est archivée et ne prend plus d'heures.

Une fois la tâche choisie, vous retrouvez l'écran de saisie décrit plus haut, la tâche rappelée en haut : plusieurs participants dans une seule saisie, chacun avec sa durée, les ressources sans compte, le total qui se calcule. Enregistrez, et vous revenez à Mon temps.

Tout ce chemin fonctionne hors ligne. Vos tâches assignées sont lues sur le téléphone quand le réseau manque, la liste des tâches consultées y est conservée, et la saisie repart toute seule au retour de la connexion. Mon temps montre ce que le serveur a reçu : une saisie faite hors ligne y apparaît une fois synchronisée.

Relire le temps d'une tâche

Sur la fiche de la tâche, le bloc Temps enregistré donne le total et, si vous avez le droit de voir les montants, ce que la tâche a coûté.

C'est ce bloc qui répond à la question de départ : sur une journée de pelle mécanique, combien d'heures d'opérateur et combien d'heures de manœuvre, et ce que chaque paquet représente. Les rôles sont classés du plus coûteux au moins coûteux, et les heures sans rôle se regroupent sous Autres.

Sur mobile, la même information vit dans la section Temps de la tâche.

Corriger une saisie

Une durée tapée trop vite, une date de la veille, une personne inscrite par erreur : la correction se fait depuis la liste complète des saisies.

Sur le Web, ouvrez Voir le détail.

Sur mobile, touchez la ligne dans la section Temps de la tâche, ou directement dans Mon temps : l'écran de modification s'ouvre, avec un bouton Supprimer l'entrée en bas.

Vous pouvez changer la date, la durée et la description. Vous ne pouvez changer ni la personne ni le rôle — une saisie appartient à quelqu'un et porte le taux du moment où elle a été faite ; la déplacer reviendrait à en créer une autre, et réécrire son rôle fausserait un coût déjà arrêté. Si vous vous êtes trompé, supprimez et ressaisissez.

Le total de la tâche est recalculé immédiatement, et le projet qui la contient suit dans la foulée.

Une période close ne se corrige plus. Si un administrateur a clos les feuilles de temps jusqu'à une date — pour arrêter une paie ou une facture —, les saisies de cette date ou d'avant ne se modifient plus et ne se suppriment plus, sur le Web comme sur mobile. Il reste possible d'y ajouter des heures, par exemple une saisie faite hors ligne qui arrive en retard.

Une limite à connaître : corriger une saisie demande du réseau, alors que la saisie initiale, elle, fonctionne hors ligne. L'application vous le dit sur le moment et ne garde rien en attente — vous refaites la correction une fois rentré. C'est assumé : corriger est un geste de fin de journée, pas un geste de terrain.

Où le temps ressort

Une fois saisi, le temps se retrouve à sept endroits, sans rien faire de plus :

• sur la tâche, en total et ventilé par rôle ;
• sur le projet qui la contient, comparé au temps estimé — c'est le 42 h / 60 h de son en-tête ;
• dans la section Feuilles de temps (barre de navigation de gauche, sous Organisation) : toute l'équipe sur la période de votre choix, regroupée par personne, par rôle, par projet ou par tâche, avec la liste détaillée des saisies, les corrections en lot et l'export Excel ;
• sur la fiche de chaque membre, dans l'onglet Feuille de temps : sa semaine, jour par jour ;
• sur mobile, dans Mon temps : votre propre semaine et votre année, pour chacun ;
• sur le tableau de bord, en heures travaillées, en coût de la main-d'œuvre et en répartition par rôle sur la période ;
• dans l'export Excel des tâches, qui contient une feuille dédiée aux saisies.

C'est ce qui permet de répondre à « combien d'heures a-t-on mis sur La Coulée cette année, et combien ça nous a coûté ? » sans rouvrir une seule tâche.

Qui peut le faire

Il faut le droit Temps en écriture. Sans lui, la section reste visible — voir le temps passé sur une tâche est utile à tout le monde — mais le bouton Ajouter du temps et les actions de correction n'apparaissent pas. Dans Mon temps, vos heures restent consultables, mais le + disparaît et les jours vides ne s'ouvrent plus.

Le même droit couvre la saisie et la correction de ce que vous avez saisi, y compris pour les autres : sur le terrain, c'est souvent le chef d'équipe qui saisit pour tout le monde, et il peut corriger ses propres saisies. Corriger les heures d'un autre membre, saisies par quelqu'un d'autre, demande en plus le droit Membres en écriture.

La zone Sans compte ne demande rien de plus : dès que votre organisation a créé des rôles de travail, toute personne qui peut saisir du temps y choisit le rôle de la ressource. Elle voit le nom des rôles, pas leur taux.

Voir les montants est un droit à part. Une équipe de terrain peut enregistrer ses heures sans jamais voir un taux horaire ni un coût : les rôles restent affichés, leurs prix non. Il faut le droit Coûts ($) en lecture pour que les montants apparaissent.

La fonctionnalité demande aussi un forfait qui inclut la saisie du temps. Sans lui, la ligne Mon temps n'apparaît pas dans le profil.