Les rôles de travail : ce que coûte une heure

Un rôle de travail est un métier auquel vous attachez un taux horaire : opérateur de pelle, contremaître, manœuvre, bénévole. C'est ce qui permet à une tâche de dire non seulement « dix-huit heures », mais « dix-huit heures, 660 $ » — et de séparer les heures de machine des heures de bras sur le même chantier.

Vous les décrivez une fois. Ensuite, chaque membre porte son rôle, et le temps enregistré sur une tâche arrive avec son coût, sans que personne ait à choisir quoi que ce soit au moment de la saisie.

Où : barre de navigation de gauche, sous Organisation → Rôles de travail.

Créer un rôle

La section s'ouvre sur la liste de vos rôles et de leurs taux.

Créez un rôle par nature de travail, pas par personne : « Opérateur de pelle », pas « Marc ». C'est ce qui rend la liste courte, une révision de taux rapide, et le tout supportable quand l'équipe change.

Le nom est libre, mais unique dans votre lieu — l'application refuse un doublon. Choisissez-le comme vous en parlez sur le terrain : c'est ce mot-là qui apparaîtra à côté de chaque participant et dans vos rapports.

Le taux horaire

Le taux demandé est le coût pour votre organisation — taxes et charges incluses —, pas le salaire net de la personne. Pour de la machinerie louée avec opérateur, entrez le taux tel que le fournisseur le facture : le nom du rôle porte l'information, vous n'avez pas à le décomposer.

Un rôle peut n'avoir aucun taux. Laissez le champ vide et le rôle affiche Sans coût : c'est le cas des bénévoles, dont vous voulez compter les heures sans vouloir un montant. Les heures sont enregistrées, le coût reste à zéro, et rien n'invente un chiffre à votre place.

Le taux est figé au moment de la saisie. Chaque entrée de temps garde le taux qui était en vigueur ce jour-là. Une augmentation appliquée en juillet ne réécrit pas le coût des travaux de mai — c'est ce qui permet de présenter un chiffre à un bailleur de fonds sans qu'il change entre deux relectures.

Les montants sont en dollars canadiens.

Attribuer un rôle à vos membres

Le rôle vit sur la personne, pas sur la saisie. C'est ce qui fait qu'il n'y a rien à choisir quand on enregistre des heures.

Trois chemins mènent au même résultat : ce tableau, le champ Rôle de travail dans la fiche d'un membre, et l'invitation — vous choisissez le rôle au moment d'inviter quelqu'un, et la personne arrive déjà classée. Sur mobile, le rôle d'un membre se consulte et se change aussi depuis sa fiche.

Un membre sans rôle peut quand même enregistrer du temps : ses heures comptent, elles se rangent simplement sous Autres quand la tâche ventile son coût.

Changer le rôle de quelqu'un ne touche pas son passé. Les heures déjà enregistrées gardent le rôle et le taux qu'elles avaient ; le nouveau rôle s'applique à partir de la saisie suivante.

Ce que le rôle change ensuite

Une fois vos rôles en place, ils ressortent à quatre endroits sans rien faire de plus :

• sur la tâche, qui affiche son total et sa ventilation par rôle ;
• sur le tableau de bord, dans le coût de la main-d'œuvre de la période, lui aussi ventilé par rôle ;
• dans la zone Sans compte d'une saisie, où un rôle suffit à chiffrer une ressource sans compte Sentinel — un sous-traitant, une pelle louée ;
• dans l'export Excel des tâches, sur la feuille des saisies de temps.

Changer un taux, supprimer un rôle

Modifier le nom ou le taux d'un rôle se fait en ouvrant sa ligne. Le nouveau taux vaut pour les saisies à venir, jamais pour celles qui existent.

Supprimer un rôle est plus doux qu'il n'y paraît :

• les membres qui le portaient retombent dans À attribuer ;
• le rôle n'est plus proposé à la saisie, ni sur le Web ni sur le terrain ;
• les heures déjà enregistrées avec lui gardent leur rôle et leur coût, et vos rapports passés ne bougent pas.

Un rôle qui n'a jamais servi, lui, disparaît pour de bon — une faute de frappe n'a pas à laisser de trace.

Qui peut faire quoi

Il faut le droit Rôles de travail pour voir la section, et le même droit en écriture pour créer, modifier ou supprimer un rôle. C'est aussi ce droit qui autorise à changer le rôle d'un membre : sans lui, personne ne peut s'attribuer un taux à soi-même en modifiant son propre profil.

Les montants sont un droit séparé. Le droit Montants décide qui voit les dollars. Sans lui, les rôles restent affichés partout — sur les participants, dans la ventilation d'une tâche — mais les taux et les coûts n'apparaissent pas. Une équipe de terrain peut donc enregistrer ses heures sans jamais voir ce qu'elles coûtent.

La section demande aussi un forfait qui inclut les rôles de travail.

Trois conseils

Un rôle par nature de travail, pas par personne. Quatre ou cinq rôles couvrent la plupart des organisations. Une liste qui compte autant de rôles que de membres est une liste qu'on ne met plus à jour.

Mettez un taux tout de suite, même approximatif. Un taux à peu près juste vaut mieux qu'un champ vide : il se corrige plus tard sans rien casser, alors que les heures enregistrées sans taux resteront sans coût.

Créez un rôle sans coût pour vos bénévoles. Vous obtenez le nombre d'heures données — le chiffre que réclament la plupart des demandes de subvention — sans mélanger ces heures avec votre masse salariale.