Inviter un membre et lui donner les bons accès

La section Membres est la liste des personnes qui ont accès à votre lieu. Elle affiche aussi les invitations en attente — les gens que vous avez invités mais qui n'ont pas encore accepté. C'est utile : une invitation qui traîne depuis deux semaines est en général une adresse mal orthographiée.

Chaque membre y porte trois choses : son rôle (ce qu'il a le droit de faire), ses activités (ce qu'il a le droit de voir) et ses groupes (à qui on assigne le travail). Ce sont trois questions différentes, et c'est la source de confusion la plus fréquente.

Où : barre de navigation de gauche, sous Organisation → Membres.

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Inviter quelqu'un

Le bouton Inviter un membre ouvre une fenêtre qui demande tout d'un coup.

Tout ce que vous réglez ici est attaché à l'invitation, pas appliqué tout de suite. Le rôle, les activités et les groupes prennent effet au moment où la personne accepte. Vous n'avez donc rien à refaire après coup.

Choisir la langue du courriel

Le courriel d'invitation part dans la langue que vous choisissez, français ou anglais, même si la personne a déjà un compte Sentinel dans l'autre langue. Le choix est présélectionné dans la langue de votre application : pensez à le changer quand vous invitez une personne qui ne lit pas cette langue. L'application mobile offre le même choix, dans son écran Inviter un membre.

Suivre ou corriger une invitation en attente

Une invitation en attente se clique comme un membre : elle s'ouvre dans le même panneau. Vous y voyez qui l'a envoyée et quand, si elle a déjà été relancée, et vous pouvez encore corriger la langue du courriel, le rôle à l'arrivée, les groupes, le rôle de travail et les activités avant que la personne accepte.

Au bas du panneau, Renvoyer le courriel relance la personne dans la langue choisie, et Supprimer l'invitation l'annule. Vous vous êtes trompé de langue ? Changez-la, cliquez Sauvegarder, puis Renvoyer le courriel. Une adresse mal orthographiée, elle, ne se corrige pas : supprimez l'invitation, puis réinvitez avec la bonne adresse.

Ce qui arrive à la personne invitée

Cela dépend d'une seule chose : est-ce qu'elle a déjà un compte Sentinel ?

Elle a déjà un compte et travaille déjà dans un lieu. L'invitation apparaît directement dans son application, à deux endroits : un bouton Invitation en attente en haut de l'écran, et la cloche de notifications, sous l'onglet Invitations. Peu importe le lieu qu'elle a ouvert à ce moment : une invitation s'adresse à elle, pas à un lieu, et elle la voit partout. Elle reçoit aussi une notification poussée sur son téléphone et un courriel, selon ce qu'elle a activé dans ses préférences de notification. Le courriel suit la langue que vous avez choisie ; les notifications, elles, s'affichent dans la langue de son application.

Elle n'a pas encore de compte, ou n'appartient encore à aucun lieu. Elle reçoit un courriel avec un lien. Après avoir entré son adresse et son code de vérification, votre invitation l'accueille sur son écran d'arrivée, avec un bouton Accepter — elle n'a rien à chercher.

C'est pour ça qu'une invitation peut rester en attente longtemps sans que rien ne soit cassé : la personne doit encore faire le geste de son côté.

Comment la personne accepte

Dans les deux cas, le geste est le même : Accepter la fait entrer dans le lieu, Refuser retire l'invitation sans autre effet.

La notification disparaît une fois l'invitation traitée. Acceptée, refusée ou retirée de votre côté, l'invitation n'a plus rien à demander : sa notification s'efface de la cloche et ne fait plus monter de compteur. Si vous renvoyez une invitation, la personne n'en voit toujours qu'une, la plus récente.

Au moment où elle accepte, Sentinel bascule son lieu actif vers le vôtre et applique d'un coup le rôle, les activités et les groupes prévus à l'invitation. Elle arrive donc directement dans le bon contexte, avec les bons droits.

Une personne peut appartenir à plusieurs lieux : accepter votre invitation ne lui fait pas perdre les autres, ça change simplement celui qu'elle regarde.

Choisir le bon rôle

Le rôle répond à la question : qu'est-ce que cette personne a le droit de faire ? Trois rôles existent au départ :

Un membre n'a qu'un seul rôle. Si aucun des trois ne correspond, la section Rôles permet d'en créer un sur mesure, avec le niveau d'accès voulu section par section.

Dans le doute, donnez Éditeur. Le rôle se change à tout moment depuis la fiche du membre, et le changement est immédiat.

Décider des activités

C'est la question la plus mal comprise, parce qu'elle ne parle pas de droits mais de périmètre.

Si votre lieu gère plusieurs activités — vélo de montagne, randonnée, ski de fond — chacune a ses sentiers, ses tâches et ses conditions. La restriction d'activité décide desquelles la personne voit. Dans la fenêtre d'invitation, c'est une case à cocher ; dans la fiche du membre, un choix entre Toutes les activités et Seulement certaines.

Toutes les activités (par défaut) : le membre a accès à toutes les activités du lieu, y compris celles que vous ajouterez plus tard. C'est ce qu'il faut dans la plupart des cas.

Seulement certaines : vous choisissez les activités, et il faut en sélectionner au moins une. Le membre ne verra que celles-là. Utile pour un bénévole du club de ski qui n'a rien à faire dans les tâches de vélo, ou pour un sous-traitant engagé sur un seul réseau.

À retenir : le rôle et les activités se combinent. Un Admin restreint au ski de fond peut tout faire — mais seulement en ski de fond.

La fiche d'un membre

Cliquez sur une ligne de la liste : la fiche s'ouvre dans un panneau à droite, et la liste reste visible à gauche. Pour passer à un autre membre, cliquez simplement sur sa ligne — le panneau change de personne et garde l'onglet que vous regardiez. Le ✕ referme le panneau.

L'en-tête rappelle qui c'est : avatar, nom, puis son rôle et son rôle de travail. Quatre onglets découpent le reste.

Informations : modifier les accès

C'est ici qu'on change ce qui a été décidé à l'invitation.

Quatre réglages, dans cet ordre :

• Rôle : ce que la personne a le droit de faire. Le menu affiche, sous chaque rôle, ce qu'il permet.
• Groupes : le membre reçoit les tâches et les checklists assignées à ses groupes.
• Rôle de travail : le taux auquel son temps est chiffré. Ce champ n'apparaît que si votre lieu a des rôles de travail.
• Activités : Toutes les activités (le choix par défaut) ou Seulement certaines, puis la liste des activités permises.

Les modifications ne partent qu'au moment où vous cliquez sur Sauvegarder, dans la barre qui apparaît au bas du panneau. Annuler remet la fiche comme elle était. Si vous fermez le panneau ou cliquez sur un autre membre avec des changements non enregistrés, l'app vous retient et vous demande quoi faire : vous ne perdez pas votre travail par un clic de trop.

Le menu ⋯ de l'en-tête contient Retirer le membre, qui demande confirmation avant d'agir. Il exclut la personne du lieu : son compte Sentinel reste intact, ses tâches et son historique aussi. Elle perd simplement l'accès à votre lieu.

Activité récente : ce que la personne a fait

C'est le journal des actions de ce membre dans votre lieu, écrit en phrases : « A créé la tâche », « A terminé la checklist », « A supprimé un fichier ». L'icône donne la catégorie d'un coup d'œil, et une corbeille orange signale une suppression. Sous la phrase, l'élément touché est nommé en gras : un clic sur une tâche l'ouvre directement. Un élément supprimé depuis garde son nom, avec la mention qu'il a été supprimé.

Le journal peut contenir des années d'historique : il se charge par pages, au fil du défilement, et reste rapide même pour un membre très actif. Rien n'est modifiable ici — c'est une trace, pas un outil.

Deux usages concrets : comprendre qui a changé quoi quand une donnée surprend, et vérifier qu'une nouvelle recrue a bien pris l'outil en main dans ses premières semaines. Le filtre aide pour la première question : choisissez Sentiers pour ne voir que les modifications de sentiers, par exemple.

Connexions : quand et sur quel appareil

Cet onglet répond à deux questions : la personne utilise-t-elle vraiment l'outil ? et sur quels appareils son compte est-il ouvert ? La bande de présence se lit d'un coup d'œil ; un clic sur un jour amène le fil à ce jour.

Le fil note chaque connexion, chaque déconnexion et chaque ouverture de l'app, sur le mobile comme sur le web. Plusieurs ouvertures en moins de 30 minutes sur le même appareil comptent pour une seule. L'historique est conservé 180 jours, puis effacé automatiquement. Si la personne travaille aussi pour une autre organisation dans Sentinel, vous ne voyez que ce qu'elle a fait pendant que votre lieu était ouvert.

Pour déconnecter un appareil, ouvrez son menu ⋯ ; Déconnecter partout ferme toutes ses sessions d'un coup. Utile quand un téléphone est perdu ou qu'un employé quitte l'équipe. La personne devra entrer un nouveau code de connexion sur cet appareil, et rien de son travail n'est perdu. Le geste laisse une trace dans le fil, avec votre nom. Le propriétaire du lieu ne peut pas être déconnecté par quelqu'un d'autre, et vous ne pouvez pas vous déconnecter vous-même d'ici.

Feuille de temps : la semaine de la personne

L'onglet montre les entrées de temps du membre, semaine par semaine. Il ne se remplit donc que si l'équipe consigne son temps : sans saisie, la semaine reste vide.

La grille répond d'un coup d'œil à « qu'a-t-il fait mardi ? » et « combien d'heures sur la passerelle cette semaine ? ». En dessous, la liste des saisies sert à vérifier et à corriger : le crayon modifie une saisie, la corbeille la supprime. La colonne Saisi par dit qui a enregistré les heures — souvent le chef d'équipe, pour tout le monde.

Pour voir toute l'équipe sur une période plutôt qu'une personne à la fois, ou pour exporter en Excel, passez par la section Feuilles de temps — voir Consigner le temps sur une tâche.

Qui peut faire tout ça

La section Membres demande le droit Membres en écriture (Éditer), comme tout l'univers Organisation de la barre latérale. À Voir, elle n'apparaît pas dans le menu : la personne retrouve ses collègues là où son travail l'exige — dans le champ Assigné à d'une tâche, par exemple —, mais ni la liste de l'équipe ni les fiches.

Une fois dans la section, chaque geste demande son propre droit en écriture :

Si le bouton Inviter un membre n'apparaît pas chez vous, c'est le droit Invitations qui manque.