Les structures et leurs rapports d'inspection

Une passerelle, un ponceau, un panneau d'embranchement : ce sont des structures. Elles ne se réparent pas une fois pour toutes — elles se surveillent, à intervalle régulier, et cette surveillance doit laisser une trace.

C'est la différence avec une tâche. Une tâche naît d'un problème et meurt quand il est réglé. Une structure existe tant que l'ouvrage existe, et accumule un historique d'inspections qui raconte son vieillissement.

Cette page couvre les deux moitiés : la section Structures, et le rapport d'inspection en détail. La configuration des types et de leur questionnaire est ailleurs — voir les types de structures.

Où : barre de navigation de gauche, sous Général → Structures. Sur mobile, les structures sont sur la vue Terrain.

La section

La section s'ouvre sur une liste doublée d'une carte. Trois modes de vue se relaient depuis la barre d'outils :

Le calendrier est le plus sous-estimé : il place chaque structure à la date de son prochain rapport. C'est la vue qui répond à « qu'est-ce qui m'attend en juin ».

Lire la liste

Chaque ligne porte le nom de la structure et son type, précédés d'une pastille du glyphe du type. Cette pastille prend la couleur du niveau de risque — c'est le code visuel de toute la section :

La liste se regroupe de quatre façons : par statut, par type, par sentier ou par dossier. Les dossiers sont les vôtres : on y range des ouvrages en les glissant dedans, et on peut en déplacer plusieurs d'un coup avec Maj + clic. On en crée un avec le bouton en forme de dossier, à droite de la petite barre au-dessus du champ de recherche ; sur un lieu tout neuf, où la liste est encore remplacée par un bloc d'accueil, le bouton Créer un dossier de ce bloc fait la même chose.

Le statut ne se change pas à la main

Sur le kanban, faire glisser une carte d'une colonne à l'autre ne fait rien — un message le rappelle : pour changer le statut d'une structure, il faut créer un rapport d'inspection.

C'est la règle la plus importante de la section. Le niveau de risque n'est pas une opinion qu'on ajuste ; c'est le résultat d'une inspection datée et signée. C'est ce qui rend l'historique défendable devant un assureur ou une municipalité.

Créer une structure

Sur le Web, depuis le bouton Créer une structure de la section — ou à partir d'une image, qui lit la position de la photo pour la placer.

Sur mobile, depuis le bouton + de la carte, en marchant jusqu'à l'ouvrage.

Une structure porte un nom, un type, une position, un sentier de rattachement, une description et des photos. Le nom peut se remplir tout seul si vous avez configuré une règle de numérotation — voir les types de structures.

Comme pour les tâches, tout ceci fonctionne hors réseau.

Le rapport d'inspection

C'est le cœur du module.

Le formulaire a toujours les mêmes trois blocs du haut :

Un commentaire général. Ce que vous avez constaté, en une phrase ou en dix.

La date du prochain rappel. Elle ne s'affiche que si la replanification automatique est éteinte pour ce type. Quand elle est active, la date est calculée toute seule à partir du risque obtenu, et le champ disparaît.

Des photos du rapport dans son ensemble.

Puis vient l'évaluation, si le type a un questionnaire actif.

Répondre aux questions

Chaque question se note sur quatre crans, ou se marque non applicable. Les libellés nomment le risque, pas la qualité :

Chaque réponse accepte en plus un commentaire et des photos. C'est ce qui fait la valeur du rapport : une note de 2 sur « Platelage » ne veut rien dire dans six mois ; une note de 2 avec la photo de la planche fendue se relit sans effort.

Une question marquée critique porte une pastille orange. Lui donner 1 classe l'ouvrage en risque élevé quel que soit le reste du questionnaire.

Le détail du calcul — la formule, le poids des questions, le traitement du « non applicable » — est expliqué dans les types de structures.

Sans questionnaire

Si le type n'a pas de questionnaire actif, le formulaire remplace l'évaluation par un choix de statut à la main. C'est le mode simple : on constate, on classe, on note la date de retour. Utile pour un type d'ouvrage qui ne justifie pas une grille.

Ce que l'enregistrement déclenche

Trois choses, dans l'ordre :

1. le score est calculé et donne un niveau de risque ;
2. ce niveau devient le statut de la structure — c'est ce que voit toute l'équipe ;
3. la date du prochain rapport est posée, calculée ou saisie.

L'historique

La fiche d'une structure liste ses rapports du plus récent au plus ancien, groupés par année — un sélecteur d'année évite de faire défiler dix ans d'inspections.

Chaque ligne porte la pastille de l'état obtenu ce jour-là, la date, et le nom de l'inspecteur. Ouvrir un rapport montre les réponses, les commentaires et les photos telles qu'elles ont été saisies. Un rapport ne se modifie pas : c'est un constat daté, pas un brouillon.

Supprimer un rapport

Le menu ⋯ de chaque ligne permet de le supprimer. Deux choses à savoir :

Le rapport est archivé, pas détruit. Il disparaît de la liste, mais la trace reste côté serveur — c'est important pour un dossier légal ou une réclamation.

Le statut de la structure est recalculé. Il reprend celui du rapport le plus récent qui reste. S'il n'en reste aucun, la structure repasse en Non évaluée.

C'est le bon geste quand une inspection a été saisie sur le mauvais ouvrage. Ce n'est pas le bon geste pour « effacer » un mauvais résultat.

Sortir les rapports en PDF

Deux exports, à deux échelles.

Un rapport seul : le menu ⋯ de sa ligne, Télécharger le PDF. C'est le document qu'on joint à un courriel.

Tout un lot : le menu ⋯ de la barre d'outils de la section, Exporter PDF. Un seul document, avec une structure par section et son dernier rapport.

La première fois, un court message rappelle ce que contient le document — une case Ne plus afficher ce message le retire pour de bon.

Puis un panneau s'ouvre sur la droite, construit comme celui de l'export des tâches : en haut, ce qui part dans le fichier — le nombre de structures concernées et les filtres qui les déterminent ; en dessous, la liste de ce que contiendra le document, le nom du fichier, et vos derniers exports.

Le panneau reprend le filtre de la section au lieu de repartir vide : si vous regardiez les ouvrages à risque élevé d'un sentier, c'est déjà ce qui est sélectionné. Tout le lieu retire tous les filtres d'un coup, et Ajouter un filtre en pose un nouveau par statut, par type ou par sentier — sans toucher au filtre de la section derrière.

La limite est de 50 structures par export. Au-delà, affinez les filtres — c'est aussi une bonne façon de découper un dossier en volumes lisibles.

C'est ce document qui part au conseil municipal, au bailleur de fonds ou à l'assureur. C'est aussi la raison d'être de tout le reste : sans lui, l'inspection reste un savoir dans la tête de quelqu'un.

Sortir la liste en Excel

Le PDF raconte les inspections. Le fichier Excel donne l'inventaire : une ligne par structure, à trier et à filtrer vous-même.

Menu ⋯ de la barre d'outils, Exporter Excel, juste sous Exporter PDF. Vous obtenez un fichier .xlsx, à ouvrir dans Excel, Google Sheets ou Numbers.

Le panneau est le même que celui du PDF, à deux choses près : un aperçu du classeur remplace la liste, et le fichier porte l'extension .xlsx.

Les filtres du panneau sont les vôtres, en copie : vous les ajustez pour l'export sans défaire celui sur lequel vous travailliez dans la section. L'aperçu et le compteur suivent en direct — vous voyez exactement ce qui partira avant de cliquer. Le nom du fichier est proposé d'après le sentier filtré et la date ; vous pouvez le remplacer.

Chaque ligne du fichier porte le nom, le type, le niveau de risque, le sentier, le dossier, l'activité, la latitude et la longitude, la date de construction et la description. Puis, tirées de l'historique d'inspection : la date de la dernière inspection, son score, la date de la prochaine, si elle est en retard, et le nombre de rapports.

C'est le format qui répond aux questions que le PDF ne sait pas traiter : combien de ponceaux sur ce sentier, lesquels n'ont jamais été inspectés, quelle est la liste des coordonnées à charger dans un GPS.

Contrairement au PDF, il n'y a aucune limite de nombre : un tableur encaisse sans peine tout l'inventaire d'un lieu.

Comme l'export des tâches, le fichier est fabriqué par le serveur : après le clic, Sentinel le prépare en tâche de fond et vous le remet quand il est prêt. Comptez quelques secondes. Le téléchargement part tout seul, et Vos derniers exports, en bas du panneau, garde les cinq derniers fichiers — ceux des tâches comme ceux des structures — pour les reprendre sans refaire l'export.

L'entrée n'apparaît que si votre rôle a le droit Exporter — le même que pour l'export des tâches, et distinct de celui des rapports de structure.

Sur le terrain

Le mobile fait l'essentiel : créer une structure à sa position réelle, ouvrir une fiche, créer un rapport avec son questionnaire complet, ses commentaires et ses photos.

Tout fonctionne hors réseau. Le rapport rédigé au fond d'un ravin part quand le réseau revient, et le statut de la structure se met à jour à ce moment-là — pas avant.

Qui peut faire quoi

Deux droits distincts dans le gestionnaire d'activités :

• Structures — voir la liste et les fiches en lecture ; créer, modifier et supprimer en écriture.
• Rapports de structure — l'écriture est nécessaire pour créer ou supprimer un rapport.

Séparer les deux est délibéré : on peut confier l'inspection à quelqu'un sans lui donner le droit de renommer ou de supprimer des ouvrages. Voir les rôles.

Quatre conseils

Photographiez la réponse, pas la structure. Une photo générale du pont ne prouve rien. La photo de l'ancrage rouillé, attachée à la question « Ancrages », est une preuve.

Laissez la replanification automatique faire le calendrier. Réglée une fois par type, elle construit la vue Calendrier toute seule et vous n'oubliez plus une échéance.

Ne supprimez un rapport que s'il est faux. Un mauvais résultat qu'on efface est un historique qui ment — et c'est exactement ce qu'un assureur cherche.

Exportez à la fin de la saison. Le PDF de fin d'année prend cinq minutes à produire et vaut dix courriels de justification l'hiver suivant. Sortez l'Excel en même temps : le PDF défend le travail fait, le tableur sert à préparer celui de l'an prochain.