Les groupes : assigner du travail à une équipe plutôt qu'à une personne
Rassemblez des membres sous un nom et une couleur, puis assignez une tâche au groupe au lieu de désigner quelqu'un.
Il y a des tâches dont on sait qui va s'en occuper, et d'autres dont on sait seulement quelle équipe. « La corvée du samedi s'en charge » est une information utile ; l'assigner à une personne au hasard pour se donner bonne conscience ne l'est pas.
Un groupe rassemble des membres de votre lieu sous un nom et une couleur. Une fois créé, il devient une cible d'assignation au même titre qu'une personne.
Où : barre de navigation de gauche, sous Administration → Groupes.
À quoi ça sert concrètement
Assigner sans désigner. Dans le champ Assigné à d'une tâche, les groupes apparaissent à côté des personnes. Vous choisissez « Corvée du samedi », et la tâche est prise en charge par l'équipe.
Se repérer d'un coup d'œil. Sur le kanban, une tâche assignée à un groupe porte une pastille aux initiales du groupe, dans sa couleur, avec une petite icône d'équipe. Une tâche assignée à une personne affiche simplement son nom. La distinction est visible sans ouvrir la carte.
Préparer les accès à l'avance. Vous pouvez placer quelqu'un dans un ou plusieurs groupes au moment de l'invitation : les groupes s'appliquent tout seuls quand la personne accepte.
Une personne peut appartenir à plusieurs groupes — un employé peut être à la fois dans « Équipe Nord » et dans « Patrouille vélo ».
La liste des groupes
La section Groupes.
- 1La couleur et le nom du groupe. La couleur sert de repère partout ailleurs dans l'app.
- 2Le nombre de membres.
- 3Créer un groupe : un nom, une couleur, c'est tout.
Choisissez des couleurs franchement différentes les unes des autres. Deux verts proches se ressemblent trop sur une pastille de 18 pixels dans un kanban.
Créer ou modifier un groupe
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche du groupe.
La fiche d'un groupe.
- 1Le nom et la couleur, modifiables à tout moment.
- 2Chaque membre du lieu apparaît avec un interrupteur : allumé, la personne est dans le groupe.
- 3La zone dangereuse, pour supprimer le groupe.
La liste des membres est celle de tout le lieu, pas seulement du groupe : vous ajoutez et retirez avec le même interrupteur, sans changer d'écran. Le champ de recherche au-dessus filtre par nom quand l'équipe est nombreuse.
Comme ailleurs dans l'app, rien n'est appliqué avant Sauvegarder.
Supprimer un groupe est irréversible. Les membres ne sont pas touchés — ils perdent seulement leur appartenance à ce groupe.
Trois façons de changer qui est dans un groupe
C'est la même donnée, modifiable depuis trois endroits selon ce que vous avez sous la main :
| Depuis | Quand c'est pratique |
|---|---|
| La fiche du groupe | Vous composez une équipe : plusieurs personnes d'un coup |
| La fiche d'un membre | Vous vous occupez d'une personne : tous ses groupes d'un coup |
| L'invitation | La personne n'est pas encore arrivée |
Aucun des trois n'est « le bon » — ils écrivent au même endroit.
Ce qu'un groupe ne fait pas
C'est la confusion à éviter, surtout juste après avoir configuré les rôles.
Un groupe ne donne aucun droit. Il ne remplace pas le rôle et ne le modifie pas. Mettre quelqu'un dans « Équipe Nord » ne lui donne rien de plus : ses permissions viennent uniquement de son rôle, et son périmètre uniquement de ses activités. Un groupe est une étiquette d'organisation, pas un niveau d'accès.
On ne filtre pas encore par groupe. Les filtres « Assigné à » listent les personnes. Pour retrouver le travail d'une équipe, passez par la couleur sur le kanban.
Qui peut gérer les groupes
Créer, modifier et supprimer un groupe demande le droit Groupes en écriture. Si la section n'apparaît pas dans votre barre latérale, c'est ce droit qui manque.
Petite subtilité : changer les groupes d'une personne depuis sa fiche de membre relève du droit Membres, pas du droit Groupes. Quelqu'un qui gère l'équipe peut donc réassigner les groupes d'un membre sans avoir accès à la section Groupes elle-même.